Reflexiones sobre el control de vehículos

Reflexiones sobre el control de vehículos

Ing. Antonio Garza

Las empresas de control de plagas son prestadoras de servicios y por ende su inversión fuerte está más relacionada al recurso humano que a las herramientas de trabajo o activos fijos (inmuebles).  Sin embargo, una de las mayores inversiones de activos que tienen las empresas de control de plagas está en los vehículos que se adquieren para que los técnicos puedan desplazarse al establecimiento del cliente donde prestaran su servicio.  Los vehículos no solo ayudan al transporte, también son panorámicos móviles de las empresas y la imagen que proyectan depende del modelo, pero sobre todo, de las condiciones en que se encuentren.

 

Me gustaría dividir esta reflexión en los siguientes temas:

 

  • Responsabilidad del vehículo
  • Políticas
  • Control
  • Custodia
  • GPS

 

Responsabilidad del Vehículo

 

Una práctica importante en el cuidado de un vehículo es la asignación de responsabilidad sobre el mismo.  Si el vehículo no tiene un responsable asignado difícilmente se podrá cuidar.  Esto aplica para cualquier herramienta de trabajo, desde el celular hasta el taladro o aspersor que se utiliza en el servicio.  Esto no quiere decir que cada técnico deba contar con su vehículo.  Obviamente, el asignar un vehículo a cada técnico facilita el control de la responsabilidad pero no es indispensable que así sea.  Si el vehículo es compartido es importante que en cada asignación se haga una entrega con previa revisión de las condiciones en que se encuentra con el último uso.  El supervisor o gerente debe recibir el vehículo, verificar sus condiciones y entregar el vehículo al siguiente operador.

 

Independientemente de si el vehículo es compartido o no, todo operador debe firmar un reglamento o política de uso de este activo tan importante.

 

Política de Uso/Reglamento de Uso del Vehículo

Es necesario tener un documento que defina las políticas que tiene la empresa sobre el uso del vehículo.  No tiene que ser muy extenso pero si debe comprender temas báscios como:

 

  • El operador debe contar con licencia vigente..¡saber conducir! Increíble pero puede pasar que contratemos a un técnico sin haber hecho la prueba de manejo como parte del proceso final de contratación.
  • Definir que el vehículo es una extensión de la propiedad de la empresa y tal como en la oficina no se pueden introducir bebidas alcohólicas, usar para otros fines que no sea el traslado a un servicio o lugar de trabajo, personalizar con calcomanías, etc.
  • En caso de accidente qué hacer y cuáles son las consecuencias si la responsabilidad es del operador.
  • Cuidado y mantenimiento del vehículo es responsabilidad del operador. Deben especificarse los momentos que deben hacerse los cambios de aceite, llantas, limpieza, etc.
  • Consecuencias por usos indebidos se deben definir y cumplir cabalmente.

 

El documento puede ser más extenso pero es importante tener las reglas básicas y sobre todo hacer cumplir las reglas de lo contrario el documento se convierte solo en un papel dentro del cajón del escritorio que nadie respeta.

 

Control

No basta con asignar responsabilidad y definir las políticas.  Como vimos en el párrafo anterior, es importante llevar un control sobre el uso que se le da al activo más importante de la empresa después de su personal.  La manera de tener los vehículos en condiciones óptimas que además de extender su vida útil sean motivo de orgullo de la imágen de la empresa es definir momentos o puntos de control.  Los momentos o puntos básicos de control son:

 

  1. Firma de reglamento y entrega del vehículo.
  2. Entrega y recibo de vehículo si este es compartido.
  3. Supervisión diaria o semanal del vehículo por parte del supervisor.
  4. Supervisión esporádica por parte de personal distinto a operaciones. Puede ser del departamento de calidad o administración.
  5. Entrega de vehículo si se cambia de responsable (reasignación) o el vehículo se va a vender.

 

Custodia

Algunas empresas prefieren tener la custodia del vehículo cuando está fuera de operación mientras que otras permiten que el técnico se lleve el vehículo a su casa y lo conduzca al trabajo (oficina o primer servicio).  ¿Qué hacer o cuál es la práctica correcta?  En mi opinión esto depende del emprendedor y de la cultura de la empresa.  Cada una de estas opciones tiene sus pros y sus contras, sin embargo, para mi lo más importante es cómo se ejecute la política que se haya definido emplear.  Definitivamente es más retador crear conciencia de la importancia del recurso si dejamos que el operador se lleve el vehículo a casa ya que el mensaje sobre el cuidado de la herramienta es más claro si pedimos lo regresen diariamente a la oficina.  No obstante, es posible crear esa conciencia si se definen las políticas, se ejecutan y se llevan a cabo también los puntos o momentos de control.  Si se puede lograr lo segundo se podrán lograr otros beneficios como una alza en la productividad y un ahorro de combustible.  La decisión sin embargo debe hacerse a conciencia (a diferencia que por accidente) por el emprendedor.

 

GPS

Mucho se ha escrito sobre el uso de GPS.  Claramente existe evidencia de que el GPS es una herramienta que ayuda en ahorro de combustible y en el cuidado del vehículo.  Incluso, como comprobante de que se estuvo en el lugar del cliente y en otros países hasta para definir culpabilidades en caso de un accidente vehicular.

 

En mi opinión, aunque creo en definitiva que el GPS es una herramienta valiosa pienso que la mayor parte de las empresas que lo usan no logran obtener los beneficios y justificar la inversión de los equipos.

 

Algunas empresas piensan que el uso del GPS está dirigido a conocer en tiempo real la posición del operador.  Si el servicio prestado fuera de taxi o bien si los operadores trajeran un tractocamión con carga valiosa pues creo que justificaría el conocer la posición en tiempo real de cada uno de los vehículos.  Para las empresas de control de plagas pienso que el GPS es más una herramienta de control.  Nos puede ayudar a definir velocidades, uso del cinturón, radio geográfico de movimiento, duración de vehículo encendido sin estar en movimiento y puntos de servicio por mencionar algunos.  Si se definen las políticas sobre estos parámetros y se forma el hábito de supervisarlas entonces la inversión se justificará con creces.  Empresas grandes de control de plagas con flotillas superiores a 1,000 vehículos han logrado ahorros significativos por ejemplo en: 1) limitar el consumo de gasolina con el control de velocidad y sobre todo con no mantener por largo tiempo el vehículo encendido cuando está sin movimiento (como en un servicio) y 2) reducción de costos por accidentes vehículares al restringir velocidad y radio geográfico de movimiento.  En México, con la inseguridad en nuestras calles y carreteras el GPS brinda un beneficio adicional en favor de la tranquilidad del operador.

 

En conclusión, es importante que se tenga claro que hay que poner atención en el uso de un vehículo.  Si logramos crear conciencia sobre esto se podrán obtener beneficios en:

 

  1. La imagen móvil de la empresa,
  2. Consumos de gasolina,
  3. Gastos en reparaciones y mantenimiento,
  4. Integridad de los operadores al limitar accidentes,
  5. Tranquilidad para el operador al reducir la ansiedad al tener las reglas claras sobre su “oficina móvil” donde quizá pasa entre un 35-50% de su tiempo laboral sobre todo si trae ruta foránea.

 

Un comentario final…si uno de sus operadores se encuentra involucrado en un accidente vehicular, sobre todo si no es por abuso del recurso, ¡llámale o visitalo, no dejes de involucrarte y demostrar que te importa su integridad!

Ing. Antonio Garza